Tietosuoja

Yleistä

Suomen Merimies Unioni SMU ry (SMU, y-tunnus 0202216-6) noudattaa EU-tietosuoja-asetuksen (679/2016) sekä siihen liittyvän kansallisen lainsäädännön (tietosuojalain (1050/2018)) määräyksiä ja niissä rekisterinpitäjän velvollisuuksia.

Yhdistyksen jäsen antaa jäsenhakemuksen allekirjoituksella (lomake) ja vahvistamisella (internet) SMU:lle suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn. Ennen EU-tietosuoja-asetuksen voimaantuloa liittyneiden jäsenten henkilötietojen käsittely perustuu tuolloin voimassaolleiden määräysten mukaisesti syntyneeseen yhdistyksen ja työttömyyskassan jäsenyyssuhteeseen.

Avoin työttömyyskassa A-Kassa toimii ja käsittelee henkilötietoja lakisääteisen ja viranomaista vastaavan aseman perusteella työttömyysturvaa ja työttömyyskassoja koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietorekisterit

SMU ylläpitää rekisterinpitäjänä toimintaansa varten useita henkilötietoja sisältäviä rekistereitä.

Tärkein näistä on jäsenrekisteri, johon sekä ammattiyhdistyksen että työttömyyskassan toiminta nojaavat vahvasti. Tämän lisäksi rekisteriä ylläpidetään SMU luottamusmiehistä ja heidän koulutuksestaan, mökkivarauksista (ja muiden jäsenetujen käytöstä) sekä SMU:n kotisivujen käytöstä ja sen palautesivulle jätettävistä viesteistä. Henkilötietorekistereitä syntyy myös edunvalvontatoimeksiantojen yhteydessä, joiden hoitaminen edellyttää usein myös arkaluontoisten eli erityisten henkilötietojen, kuten terveydentilaa tai sosiaaliturvaetuuksia koskevien tietojen, käsittelyä. Samoin ITF mukavuuslippukampanjan toteuttaminen voi edellyttää henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Työnantajana SMU käsittelee henkilökuntaansa koskevia henkilötietoja. Tämän lisäksi tarvitaan kertakäyttöisiä henkilörekistereitä esimerkiksi yhdistyksen edustajakokouksen järjestämisen yhteydessä.

Tietojen käsittelyä koskevat periaatteet

SMU noudattaa henkilötietojen käsittelyssä huolellisuutta, lainmukaisuutta, avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, täsmällisyyttä ja luottamuksellisuutta.

Henkilötietoja ovat kaikki sellaiset tiedot, joiden perusteella voidaan yksilöidä tai jotka voidaan liittää tiettyyn luonnolliseen henkilöön. Tällaisia ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus tai verkkotunnistetieto, tai muu tunnusomainen tieto, joka kuvaa esimerkiksi ko. henkilöön liittyvää fyysistä, taloudellista tai sosiaalista seikkaa.

Tietojen käsittelyllä tarkoitetaan toimintaa, joka kohdistetaan henkilötietoihin ja joka on sähköisesti tai manuaalisesti tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista, luovuttamista, rajoittamista, poistamista ja tuhoamista.

SMU kerää, käsittelee ja säilyttää vain ja mahdollisimman vähän sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja merkityksellisiä sen käyttötarkoituksen kannalta, jota varten tietoja käsitellään.

Henkilötietoja ei säilytetä sen pidempää aikaa kuin on välttämätöntä tietojen käsittelyn tarkoituksen ja tavoitteen kannalta. Säilytysajat on määritelty rekisterikohtaisesti selosteissa käsittelytoimista. Koska KTK käyttää jäsenrekisteriä työttömyyskassatoiminnassaan, määräytyy SMU:n velvollisuus tietojen säilyttämisestä työttömyyskassalainsäädännön perusteella. Edunvalvonta-asioiden asiakirjoja ja kirjeenvaihtoa niihin sisältyvine henkilötietoineen säilytetään enintään kymmenen (10) vuotta asian käsittelyn päättymisestä.

Tietoja käsittelevät vain ne SMU:n palveluksessa olevat, joiden tehtäviin ko. tietojen käsittely kuuluu sekä sellaisten toimijoiden palveluksessa olevat nimetyt henkilöt, jotka SMU on valtuuttanut tai joiden kanssa Merimies-Unionilla on voimassa oleva sopimus tietojen käsittelystä.

Henkilötietojen käsittely on aina luottamuksellista. Kaikkia SMU:n sekä alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden palveluksessa olevia sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisteri sisältää jäsenen nimen, henkilötunnuksen ja yhteistietojen (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) tiedon postituskielestä, sopimusalasta, ammattiosastosta, jäsenlajista, työnantajasta, työpaikasta, työtehtävästä, mahdollisesta järjestö- ja luottamustehtävästä sekä suoritetuista jäsenmaksuista sekä mahdollisesta vapautusperusteesta. Edunvalvontatoimeksiantojen hoitamiseksi kerätyt henkilötiedot määräytyvät sen mukaan mitä kyseinen edunvalvonta-asia koskee. Tyypillisimmin näitä tietoja ovat jäsenen nimen ja yhteystietojen lisäksi henkilötunnus, työpaikkaan, työsopimukseen ja muutoin työsuhteeseen liittyvät tiedot, vakuutus- ja sosiaaliturvaetuuspäätöksiin sisältyvät tiedot, terveydentilaan ja sairaanhoitoon ja perhesuhteisiin liittyvät tiedot.

Suostumus tietojen käsittelyn oikeusperusteena

Suostumus jäsenen henkilötietojen käsittelyyn pyydetään jäsenhakemuksen yhteydessä. Myös niiden jäsenten, jotka ovat tulleet SMU:n jäseneksi ennen EU-tietosuoja-asetuksen voimaan tuloa, katsotaan antaneen suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn liittyessään Merimies-Unioniin liittymishetkellä olevien sääntöjen mukaisesti.

Selosteet käsittelytoimista

SMU ylläpitää selosteita käsittelytoimista rekisterikohtaisesti. Kopio selosteesta lähetään rekisteröidylle pyynnöstä.

Tietojen luovuttaminen

Jäsenen henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta kenellekään kolmannelle taholle Suomessa tai ulkomailla. Tästä on poikkeuksia. Kuljetusalan työttömyyskassa käyttää työttömyyskassatoiminnassaan SMU:n jäsenrekisteriä. Jäsenen tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelle jäsenen toimeksiannosta esimerkiksi edunvalvonta-asian hoitamisen yhteydessä viranomaiselle tai tuomioistuimelle. Samoin jäsenen henkilötietoja luovutetaan jäsenmaksun perintätoimenpiteitä varten. Lisäksi jäsenen yhteystietoja voidaan luovuttaa ammattiyhdistysliikkeen tilastointi- ja tutkimustarkoituksia varten tutkimuksen tekijälle tutkimuksen mukaan rajatusti SMU:n johtoryhmän erillisellä päätöksellä. 

Tietojen hävittäminen

Rekisteritiedot, asiakirjat ja kirjeenvaihto, jotka sisältävät henkilötietoja, tuhotaan ja hävitetään asianmukaisesti ja turvallisesti. Näin taataan, ettei henkilötietoja sisältävä materiaali päädy vääriin käsiin.

Sähköposti

SMU:lla on käytössään suojattu ja salattu sähköposti eli nk. turvaposti. Jäseniä kehotetaan käyttämään turvapostia Merimies-Unionin kotisivuilla olevan linkin (sininen Turvaposti-nappi oikeassa yläkulmassa) kautta aina lähettäessään henkilötietoja sisältäviä viestejä SMU:n sähköpostiosoitteisiin.

Tietoturva

SMU huolehtii, että sen käytössä olevat palvelimet ja pilvipalvelut on suojattu ajantasaisin ja riittävin palomuurein ja virustorjuntaohjelmin ja että sen alihankkijat ylläpitävät vähintään vastaavaa tietosuojatasoa omassa toiminnassaan. Asiakirjoja ja muuta henkilötietoja sisältävää materiaalia säilytetään lukituissa työ- ja arkistohuoneissa lukituissa kaapeissa, jonne pääsy on vain tietojen käsittelijöillä.

Tietoturvaloukkaukset

SMU ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta viipymättä tietosuoja-asetuksen mukaisesti tietosuojavaltuutetulle sekä niille rekisteröidyille, joiden henkilötietoihin mahdollinen tietoturvaloukkaus on kohdistunut ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen vaikutusten rajoittamiseksi ja estämiseksi. Kaikki tietoturvaloukkaustapaukset dokumentoidaan asianmukaisella tavalla.

Arkistot

SMU kerää ja ylläpitää omaa arkistoa historiallisia, tutkimuksellisia ja tilastollisia tarkoituksia varten esimerkiksi yhdistyksen hallinnosta, julkaisuista tai tuomioistuinten päätöksistä. Arkistoa koskevat omat arkistointiohjeet.

Rekisteröidyn oikeudet

Jokainen Merimies-Unionin jäsen on EU-tietosuoja-asetuksen tarkoittama rekisteröity.

Rekisteröidyllä on oikeus saada helposti ymmärrettävässä muodossa tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Tietosuojavastaavat antavat mielellään lisätietoja tarvittaessa.

SMU ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä, mihin toimenpiteisiin se on rekisterinpitäjänä ryhtynyt esimerkiksi rekisteröidyn henkilötietoja koskevan pyynnön johdosta.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja saada käyttöönsä jäljennös itsestään rekisterinpitäjän rekistereissä tallennetuista ja säilytetyistä tiedoista. Rekisterinpitäjällä on EU-tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus toimittaa pyydetyt tiedot viipymättä, kuitenkin EU-tietosuoja-asetuksessa määritellyssä määräajassa. SMU toimittaa pyydetyt tiedot maksutta kerran kalenterivuodessa. Rekisteröity voi itse tarkistaa ja päivittää tietojaan SMU:n ja KTK:n internetsivujen kautta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen oikaisua, mikäli rekisteritiedoissa on virheellisyyksiä, puutteellisuksia tai vanhentunutta tietoa. Vapaamuotoinen tiedonsaanti- ja oikaisupyyntö tehdään kirjallisena ja riittävästi yksilöitynä sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava(at)smu.fi.

Rekisteröidyllä voi olla tietyissä tapauksissa oikeus vastustaa, rajoittaa tai kieltää henkilötietojensa käsittelyä tai sen laajuutta tai olla oikeus tulla unohdetuksi eli määrätä, että rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä hänen tietojaan. Näitä oikeuksia rajoittavat suoraan muun muassa työttömyyskassan pakottavaan lainsäädäntöön perustuva velvollisuus tietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen.

EU-tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle sähköisessä muodossa suoraan toisesta tietojärjestelmästä toiseen. Merimies-Unioni pyrkii mahdollistamaan tietosiirtojen toteuttamisen, mutta ei voi taata siirron onnistumista riippuessa myös muun muassa vastaanottajasta.

Tietosuojavastaavat

Merimies-Unionin tietosuojavastaavan tavoittaa parhaiten sähköpostitse tietosuojavastaava(at)smu.fi. Tietosuojavastaavan tehtävänä on seurata tietojenkäsittelyn sääntöjen mukaisuutta ja toimia yhteyshenkilöinä jäsenille ja viranomaisille tietosuojaa koskevissa asioissa sekä esimerkiksi vastaanottaa rekisterinpitäjän puolesta tarkastuspyyntöjä.

Valvova viranomainen

Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi) on Suomessa riippumaton viranomainen, joka vastaa tietosuojasäädösten soveltamisen valvonnasta ja sitä koskevasta neuvonnasta, tarkastuksista, valitusasioiden käsittelystä sekä seuraamusten määräämisestä.

päivitetty kesäkuu 2021